MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS
Información actualizada a 31 de enero de 2022
1.TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE LA ADMINISTRACIÓN
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Juan Recasens Oliver Quinto teniente de alcalde delegado de Servicios Generales e Infraestructuras
1.1.Plataforma de administración electrónica
En Ejecución
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Licitación del contrato correspondiente al expediente 2020026, "Adquisición, adaptación, integración, implantación y mantenimiento de una plataforma integral de administración electrónica en el Ajuntament de Calvià y en sus organismos autónomos", y adjudicación a MEANA el mes de diciembre de 2020.
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FASE 0 de planificación estratégica. auditoria del estado actual, DIMENSIONAMIENTO DE la arquitectura tecnológica, análisis de las herramientas internas e integración en algunos casos, elaboración del plan de dirección y de la comisión mixta de seguimiento.
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La Fase 1 comprende la definición de la arquitectura de la plataforma, instalación de entornos pre y producción y todas las instalaciones y funcionamiento de los componentes tecnológicos necesarios para la ejecución del proyecto
Esta fase se subdivide en:
Fase 1.1 Instalación de la plataforma e integraciones básicas
Fase 1.2 Consultoría básica y parametrización inicial
Fase 1.3 Registro de entrada y salida presencial y electrónico
Fase 1.4 Implantación del portafimas único y del expediente electrónico
Fase 1.5 Módulo de sesiones de órganos colegiados
Fase 1.6 Archivo electrónico
Hasta el mes de febrero de 2022 se han determinado los elementos básicos de configuración imprescindibles para el funcionamiento de las estructuras esenciales del sistema, OpenCERTIAC y OpenSIAC: estructura organizativa y funcional, relación de usuarios, inventario de procedimientos, definición de la tipología documental, imagen corporativa...
El mes de abril está previsto abrir la Sede Electrónica a la ciudadanía. Se sustituirá la actual herramienta de registro de entrada y salida y se hará la puesta en marcha de una versión inicial de la Sede Electrónica de OpenCERTIAC; La instalación de un portafirmas único y del expediente electrónico; La implantación del módulo de sesiones de órganos colegiados; La implantación del archivo electrónico.
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Se iniciará después del inicio de la sede en abril 2022.
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1.1.5.Formación al personal municipal
Comenzado
Se iniciará en las oficinas de asistencia a la ciudadanía, usuari@s plataforma, resto personal.
En todas las fases de desarrollo de la plataforma integral de administración electrónica se impartirá formación. Se plantea un arranque progresivo y controlado de todos los módulos, formando a unas 40 personas a la semana para unos 500 usuarios, organizado de manera transversal, de modo que la tramitación de expedientes no quedará parada. También se formará a personal municipal capacitado para poder realizar cambios en la plataforma y ser formadores de usuarios.
Las sesiones formativas se iniciarán durante el mes de marzo de 2022.
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1.2.Catálogo de procedimientos administrativos
En Ejecución
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Finalizado y parametrizado en la plataforma integral de administración electrónica.
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La simplificación de trámites y procedimientos, eliminando todos los documentos y pasos innecesarios, bien porque los podemos obtener de otras administraciones o bien porque no aportan valor al proceso, implica un avance importante en la mejora de la gestión administrativa y en la mejora en la atención ciudadana.
Se inicia el trabajo de simplificación y revisión con las áreas a finales de 2019, se hace una sesión formativa de "simplificación desde la innovación" en marzo 2020.
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1.3.1.Gestión documental
En proceso
El establecimiento de criterios normalizados de gestión documental, a nivel general en el Ajuntament de Calvià, posibilita agilizar los procesos de identificación, catalogación y localización de la información elaborada y/o adquirida por el Ajuntament en el ejercicio de sus competencias.
Las actuaciones principales desarrolladas desde 2019 han sido:
1. Incorporación de un profesional en gestión documental y archivo, desde enero de 2021, quien asumirá la responsabilidad en la coordinación del proyecto.
2. La elaboración y aprobación por Pleno de la política y el modelo de gestión documental, marco estratégico y operativo de la gestión de documentos y expedientes electrónicos en el Ajuntament de Calvià.
3. Se ha iniciado la relación entre el cuadro de clasificación de series documentales de Archivo con el Catálogo de Procedimientos para su importación a la plataforma integral de administración electrónica.
4. Se ha iniciado la elaboración de plantillas de documentos administrativos, para incorporar a la plataforma integral de administración electrónica.
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1.3.2.Estrategia de datos
Comenzado
El Ayuntamiento de Calvià genera y captura un gran volumen de datos pero no tiene definido un modelo o estrategia integral de gestión para aprovechar las oportunidades de los datos a nivel global.
La definición, análisis y gestión de los datos tiene una importancia capital porque determina, en gran medida, el éxito de las políticas de gobierno abierto, la transparencia, la rendición de cuentas y la gestión óptima de los servicios, además de la generación de proyectos innovadores.
Se ha iniciado un proyecto, en 2021, para definir la estrategia de datos del Ayuntamiento de Calvià que permitirá, entre otros aspectos, posibilitar un proyecto estructurado de datos abiertos y la reutilización de la información pública.
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1.3.3.Interoperabilidad
Avanzado
La interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de información de compartir datos y posibilitar el intercambio de información entre sí.
La interoperabilidad permite a la ciudadanía no tener que aportar documentos o información que ya obran en poder de cualquier administración pública.
El Ajuntament de Calvià se adhirió, el año 2013, al Convenio de colaboración en materia de interoperabilidad telemática entre las administraciones públicas del ámbito territorial de las Illes Balears. Además, desde el año 2016 el Ajuntament de Calvià está adherido al convenio suscrito entre la Administración General del Estado y la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, para la prestación mutua de soluciones básicas de administración electrónica. Estos convenios son el marco de cooperación actual entre el Ajuntament de Calvià, la administración de la CAIB y la Administración General del Estado en materia de interoperabilidad.
A día de hoy, el Ajuntament de Calvià puede acceder a la Plataforma de Interoperabilidad de las Illes Balears (PINBAL), para obtener determinados datos de la ciudadanía y empresas en poder de la Administración General del Estado, de la Comunidad Autónoma y de entidades locales; a la plataforma de datos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y puede realizar consultas a la Tesorería General de la Seguridad Social y al Instituto Nacional de la Seguridad Social para la resolución de los expedientes administrativos sin tener que pedir determinados datos o documentos a la ciudadanía.
Desde 2018 se ha ido incrementando el número de procedimientos del Ajuntament de Calvià que contemplan el acceso a los datos por medio de la interoperabilidad.
En la Plataforma de interoperabilidad de las islas Baleares PINBAL, están dados de alta 68 procedimientos del Ajuntament de Calvià con un total de 250 tipos de consultas asociadas. Hasta este momento se han realizado un total de 41.616 consultas a los diferentes tipos, con un resultado de trámite positivo de 34.491 consultas.
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La relación electrónica con el Ajuntament de Calvià y demás administraciones es un derecho para la ciudadanía y una obligación para las empresas. Ello implica que la administración debe garantizar la existencia de canales electrónicos de entrada y de salida de información, seguros y accesibles, que permitan la comunicación electrónica desde cualquier dispositivo electrónico y desde cualquier lugar.
La adhesión del Ajuntament de Calvià, desde el año 2016, al convenio suscrito entre la Administración General del Estado (AGE) y la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, para la prestación mutua de soluciones básicas de administración electrónica, ha permitido el uso del Registro Electrónico Común y del sistema de notificaciones electrónicas "notific@" de la administración del Estado para garantizar a la ciudadanía y empresas sus relaciones electrónicas con el Ajuntament. Cualquier documento enviado desde el registro electrónico de la AGE puede llegar al Ajuntament de Calvià, y cualquier persona puede recibir las notificaciones del Ajuntament de manera electrónica.
Está previsto un desarrollo propio de registro electrónico que esté operativo el mes de abril de 2022, de manera que el registro electrónico de la AGE tendría un uso exclusivamente complementario.
- De los 36.777 registros de entrada anuales en el Ajuntament de Calvià, 30.050 han sido solicitudes por el Registro Electrónico Común de la AGE, con uso del certificado electrónico.
- En relación a las notificaciones, se han realizado un total de 9.289 notificaciones electrónicas, desde marzo de 2019, a través de la plataforma notific@. Se puede acceder a las notificaciones electrónicas bien con certificado electrónico, bien con Cl@ve PIN o permanente.
El Ajuntament de Calvià está autorizado para la emisión, mediante los servicios de atención a la ciudadanía, de certificados electrónicos de persona física y para el registro de Cl@ve (PIN y permanente).
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1.4.2.Calvià, oficina de registro Cl@ve
Finalizado
Información introductoria de los convenios que permiten ser registro Cl@ve y las simplificaciones que tiene.
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1.5.Desarrollo normativo
En Ejecución
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El proceso de modernización del Ajuntament de Calvià exige revisar, elaborar y publicar la normativa que regula el procedimiento administrativo electrónico.
Desde junio de 2019 se han elaborado y aprobado por pleno (el 30.09.21):
- El Registro de actos automatizados del Ajuntament de Calvià.
- La creación del registro de funcionarios/as habilitados/as del Ajuntament de Calvià.
- La creación de la sede electrónica del Ajuntament de Calvià.
- La aprobación del Modelo y política de gestión de documentos y expedientes electrónicos del Ajuntament de Calvià.
- La modificación de la ordenanza administrativa por la que se regula el uso del código seguro de verificación del Ajuntament de Calvià (aprobada inicialmente per acuerdo de pleno de 30.09.21 y definitivamente por Resolución de alcaldía de 11.02.22).
Además del desarrollo normativo de base sobre administración electrónica, se está trabajando en la revisión y actualización de las diferentes normas locales que regulan los diferentes procedimientos administrativos para adaptarlas a los requerimientos normativos de las leyes de régimen jurídico y procedimiento administrativo del sector público.
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1.6.Inversión en las personas empleadas públicas, para garantizar la transformación de la administración
En Ejecución
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La formación planificada y ejecutada por el Ajuntament de Calvià, desde el año 2019 y en el marco del proceso de transformación digital de la administración, es la siguiente:
En el año 2020:
- SIMPLIFICACIÓN DOCUMENTOS-edición 1 (20 participantes)
- SIMPLIFICACIÓN DOCUMENTOS-edición 2 (35 participantes)
- GESTIÓN DOCUMENTAL Y e-administración (6 participantes)
- TELETRABAJO : MEJORA TU PRODUCTIVIDAD (9 participantes)
- FORMACIÓN PROCEDIMIENTO ADMVO Y ADMON ELECTRÓNICA-1 (88 participantes)
- MODERNIZACIÓN LENGUAJE ADMINISTRATIVO-3 ediciones (62 participantes)
- FORMACIÓN PROCEDIMIENTO ADMVO Y ADMON ELECTRÓNICA-edición 5 (23 participantes)
- FORMACIÓN PROCEDIMIENTO ADMVO Y ADMON ELECTRÓNICA-edición 6 (24 participantes)
En el año 2021:
- INTRODUCCIÓN AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO-edición 1 (21 participantes)
- INTRODUCCIÓN AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO-edición 2 (22 participantes)
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2.ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA
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2.1.Oficinas de asistencia ciudadana
En Ejecución
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Las actuaciones a destacar son:
1. Proceso de selección para la contratación de dos nuevos perfiles de agentes de oficina de asistencia a la ciudadanía idiomas, facilitador de la relación digital con el Ajuntament.
El proceso de selección finalizó en julio 2021. Inicio de una persona en la oficina de registro de la Oficina Municipal de Tributs el 2 de agosto 2021. Inicio de la segunda persona en la oficina de registro del Ajuntament el 1 de septiembre 2021.
2. Se han programado las primeras sesiones de formación para las personas usuarias del registro general de entrada, salida y responsables de los tablones de anuncios, dando inicio en marzo 2022
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Implantaremos el nuevo modelo diseñando espacios en las oficinas de asistencia a la ciudadanía, para la administración electrónica y "facilitadores" que ayuden a la ciudadanía a hacer sus gestiones de manera electrónica o presencial. Instalación de tablets con firma biométrica en cada una de las oficinas.
Se han diseñado las nuevas oficinas con un front office de 4 personas en el Ajuntament, 3 en la OMT y 3 registros auxiliares; Policía Local, Es Generador y Medi Ambient. Con escáneres para digitalizar directamente en OpenCertiac y tablets con firma biométrica para la ciudadanía que no tenga firma digital pueda hacerlo a través de nuestras nuevas oficinas de asistencia.
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2.2. Apoyo y formación a la ciudadanía y empresas
En Ejecución
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2.2.1.Formación para la tramitación de certificados para la identificación y firma electrónica
Comenzado
Formaremos a la ciudadanía en administración digital en dos fases:
Primera: Formación y apoyo a las asociaciones del municipio ya que tienen obligación de relacionarse electrónicamente.
Segunda: Jornadas destinadas a la ciudadanía en general en los distintos núcleos para facilitar el acceso a la administración electrónica. Apoyo para la obtención del certificado digital. Hasta el momento, las actuaciones realizadas son:
Marzo 2020 Jornadas de información y acompañamiento a las AAVV y culturales para la obtención de su firma electrónica y ayuda para la presentación en plataformas de administración electrónica. Puesta en marcha de la OAC360, en la actualidad Digi Calvià.
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En 2020 se pone en marcha, gracias a una contratación externa, un servicio para la atención telefónica a la ciudadanía en la presentación digital. Es un servicio de lunes a viernes, de 8 horas a 20 horas, y facilita la resolución de dudas en la realización de trámites electrónicos y presenciales con el Ajuntament de Calvià.
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2.3.1.Atención ciudadana electrónica
Avanzado
El Ajuntament de Calvià está en proceso de mejora para garantizar una atención ciudadana electrónica segura, accesible y de calidad. Se ofrecen, a continuación, algunos datos e información que reflejan el avance de la relación electrónica entre el Ajuntament y la ciudadanía:
- Se han realizado 9.289 notificaciones electrónicas, desde marzo de 2019 a través de Notific@.
- De los 36.777 registros de entrada anuales 30.050 han sido solicitudes por AGE con firma digital.
- En la Plataforma de interoperabilidad de las islas Baleares PINBAL, tenemos 68 procedimientos de alta con un total de 250 consultas asociadas, 120 personas usuarias, sumando un total de 41.616 consultas realizadas con un resultado de trámite positivo de 34.491 consultas.
- Se han realizado 2.482 certificados de firma electrónica de la FNMT y 326 del personal del Ajuntament, entre el 1 de junio de 2019 y 1 de julio de 2021.
- Desde el inicio de la pandemia se pusieron en marcha todos los mecanismos para que la ciudadanía que no disponía de firma digital, pudiera realizar sus gestiones con el Ajuntament a través del mail, el teléfono y un formulario que no necesita firma para realizar las gestiones necesarias. En una segunda fase se implantó el sistema de cita previa para el control de los aforos y medidas sanitarias establecidas vigentes en la actualidad.
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WIFI4EU es un proyecto que promueve la conectividad Wifi de calidad en espacios públicos de toda Europa para la ciudadanía y turismo. El Ayuntamiento fue beneficiario de un bono para desplegar esta red en nuestro municipio y se acogió a la opción de incrementar el número de centros que inicialmente permitía este bono, consciente de la importancia que tiene facilitar el acceso a Internet en toda la población y en pro de reducir la brecha digital y de fomentar una relación telemática entre la Administración y la ciudadanía.
El expediente de contratación correspondiente a este proyecto es el 2021165 "Suministro, instalación, configuración, mantenimiento y gestión de una red inalámbrica municipal dentro de Marco Europeo WiFi4EU en centros y espacios municipales del Ajuntament de Calvià, como la posible adhesión del IMEB". El proyecto se divide en dos fases:
Fase A (instalación marzo 2022, ya en funcionamiento):
- Oficina de turismo OMIT Palmanova.
- Oficina de turismo OMIT Magalulf.
- Oficina de turismo OMIT Santa Ponça.
- Oficina de turismo OMIT Peguera.
- Medio Ambiente y Mundo Rural - es Capdellà.
- Centro Cívico - es Capdellà.
- SkatePark Es Galatzó.
- Oficina Municipal de Tributos de Calvià OMT - Palmanova.
- Polideportivo Santa Ponça.
Fase B (instalación hasta agosto 2022):
- Ajuntament de Calvià - Calvià pueblo.
- Policía Local - Polígono Son Bugadelles - Santa Ponça.
- Polideportivo Es Galatzó.
- Polideportivo Melani Costa - Calvià pueblo.
- Centro cultural y biblioteca Can Verger - Calvià pueblo.
- Teatro Sa Societat - Calvià pueblo.
- Es Generador (juventud) - Son Caliu.
- Teatro Sala Palmanova.
- Pista atletismo - Palmanova.
- Casal de Peguera.
La tecnología a instalar es Wifi 6, que es una tecnología de última generación que ofrecerá conexión a Internet inalámbricos de alta velocidad tanto a la ciudadanía y turistas como a los trabajadores y trabajadoras municipales.
Hay que destacar que se pretende que este proyecto tenga continuidad en el tiempo y que se vayan añadiendo nuevos centros a los contemplados inicialmente en las fases A y B.
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3.CALIDAD DE LOS SERVICIOS
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El Ayuntamiento de Calvià quiere impulsar la implantación de nuevos sistemas de gestión de la calidad que conllevan la monitorización o "escucha" de lo que los ciudadanos perciben y lo que opinan sobre los servicios municipales. Esta es la base fundamental para mejorar la prestación de los servicios públicos que ofrece el Ayuntamiento.
Actualmente, el Ayuntamiento de Calvià dispone de un sistema de seguimiento de la percepción que la ciudadanía tiene de los servicios municipales.
- Informe correspondiente a junio de 2012, noviembre 2012, enero 2013, julio 2013 y febrero 2014. Pueden acceder al informe mediante este vínculo.
- Informe correspondiente a diciembre 2014, marzo 2015, junio 2015 y diciembre de 2015. Pueden acceder al informe mediante este vínculo.
- Informe correspondiente al año 2016. Pueden acceder al informe mediante este vínculo.
- Informe correspondiente al año 2017. Pueden acceder al informe mediante este vínculo.
- Informe correspondiente al año 2018. Pueden acceder al informe mediante este vínculo.
- Informe correspondiente al año 2019. Pueden acceder al informe mediante este vínculo.
- En el año 2020 no se hicieron encuestas de calidad por priorizarse otras actuaciones, a nivel municipal, para paliar los efectos de la pandemia y atender las necesidades de la ciudadanía.
- Informe correspondiente al año 2021. Pueden acceder al informe mediante este vínculo.
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